Controllare fatture duplicate in Excel senza cancellare righe corrette
Un esempio di controllo con fornitore, numero, anno e tipo documento. Come distinguere candidati duplicati, righe di dettaglio e documenti diversi.
Due fatture con numero 15 non sono necessariamente duplicate: possono appartenere a fornitori diversi o ad anni diversi. Prima di usare “Rimuovi duplicati” devi stabilire che cosa rappresenta ogni riga e quali campi identificano un documento nella tua esportazione.
Il controllo seguente segnala righe da rivedere. Non stabilisce la validità fiscale di una fattura e non autorizza a cancellare registrazioni dal gestionale.
Prima domanda: una riga è una fattura?
Alcuni file hanno una riga per documento; altri una riga per aliquota, articolo o registrazione contabile. In questi ultimi casi è normale trovare più righe con gli stessi riferimenti di fattura. Conserva una copia dell’esportazione e leggi le intestazioni prima di contare le ripetizioni.
Nell’esempio qui sotto ogni riga rappresenta un documento intero. I fornitori sono codici inventati e gli importi sono totali documento.
| Fornitore | Numero | Anno | Tipo | Totale |
|---|---|---|---|---|
| ALFA | 15 | 2026 | Fattura | 122,00 |
| BETA | 15 | 2026 | Fattura | 244,00 |
| ALFA | 15 | 2025 | Fattura | 122,00 |
| ALFA | 15 | 2026 | Fattura | 122,00 |
| ALFA | 15 | 2026 | Nota di credito | 122,00 |
Le righe 1 e 4 sono candidate duplicate. Le altre differiscono per un campo che, in questo esempio, distingue il documento. Nella pratica possono servire anche serie, sezionale, identificativo del documento o altri campi del gestionale. Un codice fornitore deve riferirsi allo stesso soggetto in tutti i file confrontati.
Conta le combinazioni invece del solo numero
Se la tabella è nelle colonne A:E, con intestazioni alla riga 1, puoi mettere questa formula in F2 e copiarla fino a F6. La sintassi è quella di Excel in italiano.
=CONTA.PIÙ.SE($A$2:$A$6;A2;$B$2:$B$6;B2;$C$2:$C$6;C2;$D$2:$D$6;D2)Il risultato atteso è 2, 1, 1, 2, 1. Un conteggio superiore a uno invita al controllo. Non abbiamo incluso il totale nella chiave: due righe con gli stessi riferimenti ma importi diversi meritano comunque una verifica, anziché essere nascoste dal confronto.
Adatta l’ultima riga all’intervallo reale e verifica i campi vuoti prima di applicare il metodo. Due documenti senza numero non devono diventare automaticamente lo stesso documento. Se i nomi delle funzioni o i separatori sono diversi nella tua installazione, usa il completamento formule di Excel.
Verifica la causa di ogni gruppo segnalato
Per le righe candidate, apri i documenti originali e confronta i riferimenti con il gestionale. Annota se si tratta di una doppia esportazione, una riga di dettaglio, un documento aggiornato o un possibile doppio inserimento. Non basta che gli importi coincidano.
Anche spazi finali, numeri memorizzati come testo e formati differenti possono nascondere ripetizioni. Normalizza in colonne di appoggio, conservando i valori originali. Non eliminare zeri o caratteri da un numero fattura senza conoscere la regola del fornitore.
La guida Microsoft sui duplicati distingue l’evidenziazione dalla rimozione: prima osserva i candidati, poi decidi. La cancellazione nel foglio va fatta su una copia e solo dopo aver definito quali colonne rendono una riga duplicata per quel lavoro.
Tieni una traccia della revisione
Aggiungi esito, motivo, riferimento al documento e nome del revisore. Se il problema nasce dall’importazione, torna ai controlli su CSV e separatori. Se manca il documento per decidere, usa il modello di richiesta al cliente.
Questo controllo può diventare una procedura ripetibile dello studio, mantenendo la decisione finale al professionista.