Riconciliazione bancaria: un esempio con differenza spiegata

Hai aperto l’estratto conto, hai esportato il conto banca dal gestionale e i saldi sono diversi. Prima di cercare una registrazione sbagliata, conviene capire se stai confrontando la stessa cosa. Una differenza può dipendere anche da un pagamento registrato a fine mese e addebitato dalla banca il mese dopo.

La riconciliazione bancaria serve a spiegare queste differenze. Qui la facciamo con un esempio completo, fino alle formule da inserire in Excel. Se stai imparando, puoi rifare i passaggi. Se segui già queste attività in studio, puoi usare il foglio per spiegare il metodo a un collega e rendere più semplice la revisione.

Scarica il file Excel: esempio guidato e riconciliazione di un mese

. I dati sono didattici, in euro, al 31 agosto 2026.

Due saldi diversi, tre differenze da spiegare

Partiamo da 10.250 euro in banca e 10.400 euro in contabilità. Banca meno contabilità fa -150 euro. Questo numero dice quanto manca alla quadratura, ma non dice ancora dove cercare.

Dal confronto dei movimenti emergono tre elementi. Un incasso di 300 euro è già registrato in contabilità e non compare ancora nell’estratto. Un pagamento di 200 euro è stato registrato, ma la banca deve ancora addebitarlo. Infine, nell’estratto troviamo 50 euro di commissioni che mancano nel conto contabile.

Elemento	Prospetto banca	Prospetto contabilità
Saldo di partenza	10.250,00	10.400,00
Incasso registrato, non ancora presente in banca	+300,00	0,00
Pagamento registrato, non ancora addebitato	-200,00	0,00
Commissioni presenti in banca, non ancora registrate	0,00	-50,00
Saldo dopo le differenze spiegate	10.350,00	10.350,00

Il lato banca diventa 10.250 + 300 - 200 = 10.350. Il lato contabilità diventa 10.400 - 50 = 10.350. Ora i due prospetti coincidono.

Il passaggio da capire è il segno. Aggiungiamo l’incasso al lato banca perché manca lì. Sottraiamo il pagamento dallo stesso lato perché l’addebito deve ancora arrivare. Le commissioni riducono invece il lato contabile. Stiamo ricostruendo una situazione confrontabile alla stessa data.

Queste rettifiche non modificano l’estratto conto. Incasso e pagamento restano differenze temporanee del prospetto. Per le commissioni va verificata e gestita la registrazione contabile mancante secondo il processo dello studio.

Prima delle formule, prepara il confronto

Apri l’estratto conto completo, il dettaglio del conto contabile e la riconciliazione precedente, se esiste. Scrivi in testa al lavoro cliente, conto, valuta e data di chiusura. È una preparazione breve che evita di passare un’ora su due esportazioni riferite a periodi diversi.

Controlla anche quale saldo hai preso dalla banca. Il saldo disponibile dell’home banking può includere disponibilità o operazioni che non corrispondono al saldo riportato nell’estratto alla chiusura del mese. Per questo esempio usiamo il saldo dell’estratto, non quello che vedi oggi entrando nell’app bancaria.

Poi guarda il saldo iniziale. Se luglio si è chiuso con una differenza ancora aperta, riportala con il suo riferimento. Cercarla soltanto tra i movimenti di agosto rende il lavoro più difficile. Quando la ritrovi nell’estratto successivo, chiudi quella voce invece di inserirla una seconda volta.

Annota la data dell’esportazione contabile. Un collega potrebbe aver registrato oggi un movimento riferito ad agosto. Due file estratti in giorni diversi possono quindi dare risultati diversi pur indicando lo stesso mese.

Costruisci il foglio e prova a farlo sbagliare

Nel foglio Riconciliazione del file scaricabile, la colonna A contiene le descrizioni, B il lato banca e C il lato contabilità. Le intestazioni sono nella riga 1. I saldi iniziali occupano la riga 2, le differenze le righe da 3 a 5. Puoi ricostruire il foglio anche da zero con queste formule in Excel italiano:

B6: =SOMMA(B2:B5)
C6: =SOMMA(C2:C5)
B8: =B6-C6

B6 e C6 devono dare 10.350,00; B8 deve dare zero. Prova poi a togliere il -50 delle commissioni da C5. Il residuo torna a -50,00. Rimetti il valore e verifica che torni zero.

Questo piccolo esercizio aiuta soprattutto quando erediti un foglio da qualcun altro. Vedi subito se il totale considera la riga che stai modificando. Prima di copiare cento formule, vale la pena verificare il comportamento di una.

Nel modello trovi anche uno spazio per i riferimenti delle differenze. Il file è un esempio da comprendere e adattare: gli intervalli delle formule coprono le righe mostrate. Se aggiungi righe, controlla che siano incluse nelle somme.

Passa a un mese completo

Quando hai capito i segni, apri Chiusura. È un secondo esercizio: trovi 32 movimenti nel foglio Banca e 31 righe in Contabilita, riferiti alla stessa azienda inventata. Le formule confrontano i riferimenti e fanno emergere sei differenze: un incasso e un pagamento in transito, due commissioni, interessi attivi e un pagamento registrato con 30 euro in meno.

Filtra la colonna Confronto in Banca e cerca i movimenti senza corrispondenza in Contabilita. Poi torna al prospetto di chiusura: ogni rettifica prende l’importo dal dettaglio, così puoi risalire alla riga che la genera. Scrivi nella colonna Esito quale documento hai controllato e che cosa hai trovato. Il residuo è già spiegato, ma le sei verifiche sono ancora aperte: il foglio distingue la quadratura dal lavoro di revisione.

Per metterlo alla prova, correggi il pagamento da −450 a −480 in Contabilita!D36. La rettifica di −30 scompare e il prospetto resta in equilibrio. Se invece modifichi un movimento già abbinato, il residuo si riapre: hai una nuova differenza da spiegare.

Scrivi una nota che il collega possa usare

Una descrizione come “pagamento da verificare” obbliga chi riprende il file a rifare la ricerca. Per il pagamento di 200 euro puoi scrivere “disposizione PAG-0829, registrata ad agosto; cercare l’addebito nell’estratto di settembre”. Quando lo trovi, aggiungi data e riferimento bancario.

Per l’incasso di 300 euro fai lo stesso percorso. Per la commissione, invece, cerca prima se l’addebito è stato registrato in un altro conto o in un momento successivo. Una classificazione errata richiede un intervento diverso da una registrazione assente.

Voce	Cosa cercare	Come chiudere il punto
Incasso 300	Distinta e movimento bancario successivo	Annotare il movimento trovato
Pagamento 200	Disposizione PAG-0829 e addebito successivo	Collegare i due riferimenti
Commissione 50	Estratto e registrazioni del gestionale	Registrare l’esito del controllo

Questa è una buona occasione per imparare da chi revisiona il lavoro. Quando una differenza viene chiarita, conserva la spiegazione. Il mese dopo avrai un caso risolto da consultare, invece di una cella colorata di cui nessuno ricorda il significato.

Quando l’importo uguale non basta

Due movimenti da 200 euro possono riguardare operazioni diverse. Controlla controparte, descrizione, date e riferimenti prima di abbinarli. Un pagamento ricorrente rende l’importo particolarmente poco utile come unico criterio.

Capita anche che un bonifico saldi più fatture, oppure che una fattura venga pagata in più momenti. In quel caso crea un gruppo di abbinamento e somma le righe coinvolte. Ogni movimento deve essere usato una sola volta nel confronto.

Supponiamo di trovare un incasso di 980 euro per un credito di 1.000. I 20 euro possono avere più spiegazioni, tra cui pagamento parziale, trattenuta o sconto. Finché non hai il documento che chiarisce il caso, chiamali “differenza di 20 euro da spiegare”. Attribuire subito tutto alle commissioni rischia di orientare male la ricerca.

Le regole di abbinamento possono aiutare a selezionare i candidati. Anche la documentazione Microsoft sulla riconciliazione automatica descrive questo approccio. La regola deve però essere comprensibile a chi approva l’abbinamento.

Se rimane una differenza, cerca in quest’ordine

Riparti da conto, periodo e saldo iniziale. Poi confronta il numero dei movimenti e la convenzione dei segni. Se il CSV separa entrate e uscite, un errore nella conversione può trasformare un pagamento in un incasso. La guida all’importazione dei CSV bancari mostra come riconoscerlo.

Controlla quindi periodi sovrapposti e doppie importazioni. Solo dopo torna alle singole operazioni rimaste aperte. Se manca un documento, prepara una richiesta precisa al cliente indicando cosa ti serve per decidere.

Anche un residuo zero richiede attenzione: due errori di segno opposto possono compensarsi. Il lavoro è pronto quando sai spiegare le differenze rilevanti, oltre a mostrare la quadratura.

Dove può aiutarti Versante

Questo è il tipo di lavoro per cui stiamo costruendo Versante: partire dai documenti del cliente e arrivare a un prospetto che puoi leggere, correggere e discutere con chi lo revisiona. La tua competenza serve a scegliere i riferimenti corretti e interpretare le eccezioni. Il prodotto deve aiutarti a dedicare meno lavoro alla preparazione dei file.

Per provarlo, parti proprio da questo esempio. Chiedi di preparare il prospetto mantenendo separati dati originali, differenze e punti aperti. Poi confronta il risultato con il foglio scaricabile. Nella demo sulla riconciliazione possiamo usare questo caso come riferimento e verificare insieme il lavoro prodotto. È un modo concreto per capire se Versante si adatta al metodo del tuo studio.